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Chamamos de "Caixa" um local ou departamento do hospital/clínica
(centro de receita) onde ocorre o recebimento de valores, geralmente de
pacientes, vindas principalmente de procedimentos particulares. Estas receitas
são então acumuladas nos centros de receitas, e no final do dia,
transferidas para o departamento financeiro ou caixa geral, chamado de
"acerto do caixa".
Os
controle dos caixas no sistema é centralizado, estão no módulo financeiro
do Doctor's Office, permitindo que as entradas e eventuais saídas do caixa
sejam facilmente manipuladas e transferidas para contas bancárias
tradicionais ou para um caixa central.
Esta
figura do "caixa central" ou "caixa geral" é uma forma
comum de controle dos caixas. Cada caixa da clínica ou hospital acumula os
valores, e em um determinado momento, geralmente no final do dia, deve-se
transferir os valores de cada caixa para um caixa geral, onde é feita a
conferência e acerto final.
Então,
este caixa geral irá acumular os valores recebidos por todos os caixas do
hospital. Sugerimos a criação deste caixa geral que receberá no final do
dia as transferências das contas caixas existentes.
No
sistema, este "caixa geral" pode possuir qualquer nome ou ainda, não
ser criada uma conta especifica, se no hospital os valores dos caixas forem
depositados diretamente em uma conta bancária. Neste caso, os valores de cada
caixa já seriam transferidos diretamente dos caixas para uma conta bancária.
Sugerimos
porém, a criação de uma conta normal, semelhante a uma conta bancária,
intitulada "Caixa Geral", pois em um hospital ou clínica,
nem todo o dinheiro é depositado, sendo que parte dos recebimentos ficarão
neste caixa, visando pagamento de repasses para médicos, pagamento de
pequenas contas em espécie e etc. Sendo que geralmente, somente uma parte será
transferida para contas bancárias reais.
Após
o recebimento dos valores dos caixas, e a transferência dos valores para o
caixa geral, é possível a transferência de valores para as contas bancárias.
Através do módulo financeiro pode-se realizar a consulta de cheques a
vencer, vencimentos atrasados e atuais, saldos diários e mensais, análise
financeira, fluxo de caixa, além de relatórios detalhados.
É
possível também, através do módulo de controle de segurança e acessos,
definirmos quais grupos de usuários terão acesso ao módulo financeiro,
assim como especificar exatamente quais usuários ou grupo de usuários terão
acesso a cada um dos caixas criados, gerando um ambiente totalmente seguro
para movimentação financeira.
Configurações
iniciais para utilizar o Controle de Caixas
1.
Criação da conta que receberá os valores de todos os caixas - "Caixa
geral"
2.
Criação de cada um dos caixas existentes, por exemplo, Recepção1, Recepção2,
Internação, SADT, Lanchonete, etc
3.
Configuração de permissões de usuário para cada caixa, indicando quais usuários
ou grupos de usuários poderão lançar em cada um deles.
4.
Configurar níveis de acesso geral do módulo financeiro, indicando quais
pessoas poderão acessar o módulo financeiro para realizar a conferência dos
caixas e transferência dos valores (geralmente somente pessoal do depto
financeiro).
5.
Ativar na configuração do módulo financeiro a opção para utilizar o
recurso de caixas do sistema. Ligando esta opção, lançamentos feitos a
partir do registro de visitas, internação ou despesas, serão direcionados
para as contas caixa.
Utilizando
o Contas Caixa
Os
lançamentos no caixa serão feitos pelas secretárias e atendentes, responsáveis
pelo recebimento de valores nos centros de receita. Isto é feito no momento
do registro da visita, da internação do paciente ou quando as despesas do
paciente são lançadas.
Em
todas estas janelas existirá o botão "Lançar pgto", que quando
pressionado abrirá a janela de lançamento de recebimentos. A qualquer
momento, é possível para as atendentes verificarem como está a situação
do caixa, através do botão "Ver" da ficha de cadastro. Ao
pressionar este botão, uma janela será aberta. Use o botão
"Caixa" para visualizar os lançamentos feitos no caixa no dia
atual.
No
final do dia, após o encerramento das atividades do centro de receita, cada
responsável por cada uma dos caixas, usará a opção "Fechar
caixa", que bloqueará a permissão para lançamento de novos valores no
caixa fechado. Caso seja necessário, é possível também a impressão do
caixa, para facilitar a sua conferência.
Os
valores então serão acumulados e levados para o caixa central/depto
financeiro, onde haverá uma nova conferência e "aceite" dos
valores. Neste momento é feita então a transferência dos valores do caixa
para o "caixa geral", deixando o caixa conferido com o saldo zerado.
A
partir deste momento, a pessoa responsável pelo financeiro poderá manipular
normalmente os valores transferidos para a conta "caixa geral". Ela
poderá realizar pagamentos diretamente com os valores ou transferi-los
(deposita-los) em contas bancárias.
Mais
a frente veremos em detalhes como criar o "caixa geral", as contas
caixa e também como configurar o sistema para utilização.
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Windows
XP
