Controlando repasses com o Doctor's Office

No Doctor's Office, chamamos de repasse quando o profissional que realizou o procedimento médico não recebe diretamente o valor correspondente ao procedimento, sendo que o valor é pago para a clínica/hospital. Neste caso, posteriormente, o hospital deverá ter mecanismos para descobrir quais valores deverão ser pagos para cada profissional. 

Isto é comum no caso de convênios, onde o profissional pode não ser credenciado no convênio, mas a clínica/hospital sim. Neste caso, o hospital receberá 100% do valor, pago geralmente diretamente na conta do hospital, e este deverá repassar aos profissionais envolvidos a parte referente aos honorários médicos, algumas vezes com redução do valor nominal devido a descontos com impostos, taxas de administração e outros. 

A necessidade de repasses também pode ocorrer no caso de atendimentos particulares. Muitas vezes, o procedimento realizado pelo paciente envolve diversos profissionais, alem de poder envolver taxas e materiais/medicamentos, que devem ser repartidos entre diversas pessoas e o hospital. Como não é geralmente prático exigir do paciente dividir o pagamento em partes (vários cheques, por exemplo), o hospital terá que receber o valor total e providenciar o repasse dos valores proporcionalmente para cada uma das partes. 

 O controle de repasses é constantemente um dos grandes desafios das instituições de saúde. Com o Doctor's Office é possível simplificar consideravelmente este controle. Nele existem duas formas de controlarmos repasses: repasses simplificados e repasses por procedimento. 

REPASSES SIMPLIFICADOS 

Os repasses simplificados são herdados de versões anteriores do sistema, e estão disponíveis principalmente para manter compatibilidade e permitir que quem utilizava este recurso continue trabalhando da mesma forma em versões futuras. 

Entretanto, recomendamos que todos passem a utilizar os novos repasses por procedimento, pois são mais flexíveis e estão constantemente sendo aperfeiçoados a cada nova versão. 

Os repasses simplificados podem ser usados quando 100% dos honorários devem ser repassados para um único profissional. Por exemplo, suponha que Dr. João realizou uma cirurgia mas não é credenciado pelo convênio. Neste caso, o hospital irá lançar as despesas do paciente indicando não o Dr. João como tendo realizado o procedimento, mas sim o Hospital. Desta forma, o convênio pagará não apenas os custos hospitalares na conta do hospital, mas também o valor referente aos honorários do procedimento. 

Para fazermos isto, devemos criar um profissional com nome do hospital, e CRM sendo o código do hospital no convênio. 

Tudo ok. O hospital então receberá o valor total das despesas, incluindo honorários. Mas e o Dr. João, como fica sua parte ? Devemos de alguma forma indicar ao sistema que na verdade quem realizou o procedimento foi o Dr. João, para que seja possível mais tarde sabermos o que o hospital deve repassar para cada um dos profissionais. 

Isto é feito através do pequeno botão "..." na coluna "R" dos honorários, na janela de lançamento de despesas. Quando lançamos um profissional para ser faturado, mas queremos que o valor seja integralmente repassado para outro profissional, clicamos no botão "..." e indicamos para qual profissional devemos repassar.

Bem simples, certo ? O próximo passo seria termos um relatório que nos mostrasse quanto o hospital deve pagar para cada profissional. Isto é feito através do "Relatório de honorários médicos", no módulo de relatórios do sistema. 

Este relatório nos permite selecionar os profissionais que desejamos ver os repasses. Marque o profissional desejado ou clique no botão "Todos" para selecionar todos. Na lista "Repasses", escolha alguma opção que inclua repasses, geralmente "Mostrar apenas repasses". 

Podemos também indicar um percentual de desconto nos valores a serem repassados para os profissionais. Aqui podemos incluir eventuais impostos pagos pelo hospital e que devem ser descontados dos profissionais, ou em alguns casos, uma taxa de administração cobrada pelo hospital ou qualquer outro desconto. 

Muito bom. Entretanto, apesar de funcionar bem para alguns casos, os repasses simplificados não são eficazes em todos os casos. Por exemplo, nos casos em que os valores deverão ser divididos entre vários profissionais. É muito comum em alguns locais que o valor para alguns procedimentos sejam divididos entre várias pessoas que tiveram algum envolvimento na realização do procedimento.

Veja o caso de alguns exames. Em muitos locais, o valor do procedimento deve ser dividido entre o profissional que realizou o exame, entre o médico que indicou o paciente para realizar o exame e entre o hospital. 

Outra situação comum e que os repasses simplificados não ajudam é quando o percentual pago ao profissional é variável e dependente do tipo do procedimento realizado. Por exemplo, no caso de cirurgias, o médico recebe 100% dos honorários, mas nos exames, ele recebe 50%, o médico que indicou 30% e o hospital 20%. 

Felizmente, o Doctor's Office possui o recurso de repasses por procedimento, que nos permite resolver com simplicidade todas estas possibilidades.

REPASSES POR PROCEDIMENTO 

Os repasses por procedimento nos permitem a realização de repasses complexos, repassando os valores para diversos profissionais diferentes, já calculando eventuais descontos e permitindo inclusive que o profissional tenha participação não apenas nos honorários médicos, mas também sobre taxas e materiais/medicamentos. 

Os repasses por procedimento no Doctor's Office são baseados em duas coisas: no procedimento e na função desempenhada pelo profissional. 

Para cada procedimento, podemos indicar quais as funções estão envolvidas na sua realização e os percentuais ou valores que cada profissional receberá por estar desempenhando cada função. 

Por exemplo, vamos supor que no hospital, para um exame de CAMPIMETRIA, os honorários serão divididos em três partes: 50% para o médico que realizou o exame, 30% para o médico que indicou o procedimento (que pode ser o mesmo que realizou) e 20% para o hospital. 

Para configurarmos o sistema para realizar o cálculo correto dos repasses, devemos primeiramente criar as funções que fazem parte do procedimento, neste caso MÉDICO (quem realizou) e SOLICITANTE (quem indicou). Não é necessário criarmos uma função para o hospital, já que o valor do hospital já está na conta/caixa do mesmo e não é necessário "pagar" nada para ele , já que foi o hospital que recebeu o valor total da despesa. Automaticamente, a diferença dos percentuais ficará com o hospital. 

Para criar as funções, entre no módulo de portaria e escolha Cadastro | Tabelas | Funções, no menu principal. Note que provavelmente a função MÉDICO já deve existir. Acrescente apenas a função SOLICITANTE. Note que para cada função existe um percentual associado a ela. Este percentual é usado como padrão no lançamento de honorários na janela de despesas, mas é ignorado pelos repasses. Deixe em branco ou coloque o percentual mais usado. 

O próximo passo é encontrarmos o procedimento CAMPIMETRIA e indicarmos quais as funções envolvidas no repasse para este procedimento. Note que não estamos falando de "profissionais", mas apenas "funções". Isto porque provavelmente várias pessoas diferentes realizam este procedimento e várias pessoas podem indicar este procedimento. Então, na configuração nunca indicamos os profissionais realmente. Isto será indicado no momento do lançamento da despesa. 

Para configurar a forma de repasse do procedimento, abra o cadastro de procedimentos (Cadastros | Procedimentos), clique no botão Procurar e encontre o procedimento CAMPIMETRIA do nosso exemplo (ou qualquer outro que queira). 

Note que logo abaixo do nome do procedimento, existem algumas guias, com os nomes "Valores", "Repasses fixos" e "Repasses por participação". Neste caso, clique na guia "Repasses por participação". Os repasses fixos são usados em casos raros onde um mesmo profissional recebe pelo procedimento, mesmo que não tenha participação nenhuma no mesmo. Falaremos mais sobre isto à frente.

Na guia "Repasses por participação", escolha na primeira linha a função "SOLICITANTE". Coloque na coluna percentual (%) o valor 30%. Na segunda linha, escolha a função "MÉDICO" e coloque 50% na coluna de percentual. 

Abaixo temos a possibilidade de indicarmos um percentual ou valor fixo de desconto. Neste caso, isto não será necessário. Automaticamente o hospital ficará com os 20% restantes. Use estes campos quando existir desconto de impostos, taxas ou outro valor que deverá ser retirado do total antes do sistema calcular o percentual dos profissionais.

Salve agora as mudanças, feche a janela de cadastro de procedimentos e vamos fazer um teste lançando despesas para um paciente. Abra uma ficha de paciente, lance uma visita e clique no botão Despesas ou clique diretamente em Ver | Despesas | Inserir, para lançar uma despesa sem lançar uma visita. 

Nos procedimentos, digite CAMPIMETRIA. O valor do procedimento já deve ter sido mostrado corretamente. Se o valor não estiver correto, verifique as configurações para o convênio do paciente, vendo valor de CH, tabela usada e outro itens. Cheque também no cadastro de procedimentos se a tabela correspondente está com o valor cadastrado para este procedimento. 

Em honorários, coloque o profissional sendo o nome do hospital. Lembre-se de que neste caso, o hospital receberá 100% da despesa, e deverá posteriormente repassar os valores para os profissionais envolvidos. Se você não cadastrou um profissional para o hospital, faça-o agora clicando no botão "Profissionais". 

Tudo Ok. Mas precisamos agora indicar quem realizou realmente o procedimento e quem o solicitou, já que estes são os profissionais envolvidos no repasse. Para fazer isto, clique na guia "Pagamentos e Repasses". Clique no botão Calcular repasses, embaixo na tela. Isto irá fazer com que o sistema verifique todos os procedimentos da despesa verificando quais possuem repasse configurado e quais funções devem ser inseridas. 

No nosso caso, o sistema lançará duas linhas, com as funções MÉDICO e SOLICITANTE, já com os valores para cada uma das funções calculadas e mostradas. O trabalho agora é apenas indicar quem foi o médico que realizou o procedimento, e que foi o médico solicitante.
 

Este então é o trabalho que deverá ser feito por quem lança as despesas. Lançar normalmente o procedimento, indicar o hospital/clínica nos honorários, clicar na guia "Pagamentos e repasses", clicar no botão Calcular repasses e indicar os profissionais para cada função. 

No caso de consultas, procedimentos simples e exames, geralmente isto é feito no próprio local onde o paciente está sendo atendido. No caso de cirurgias e procedimentos complexos, geralmente o lançamento das despesas e repasses é feita no faturamento. 

Repasses fixos 

Quando estávamos no cadastro de procedimentos, vimos a existência da guia "Repasses fixos". Se abrirmos o cadastro e olharmos as informações, veremos que nos repasses fixos indicamos diretamente o nome do profissional e não a sua função. Muitas vezes ficamos tentados a usarmos este tipo de repasse e não os repasses por função. 

Entretanto, o uso dos repasses fixos é mais raro. Isto porque raramente um procedimento é realizado sempre pelo mesmo profissional. 

Os repasses fixos são usados principalmente quando existe o caso de alguma pessoa receber  um valor ou percentual por um procedimento mesmo sem ter participado da realização do mesmo.

Um exemplo clássico para este caso é quando existe um médico que é dono de um aparelho de exame que é usado por vários profissionais. Neste caso, por ser dono do aparelho, ele recebe um percentual por cada procedimento realizado, mesmo não tendo nenhuma participação direta. 

Se este for o caso, apenas encontre o procedimento, escolha a guia "Repasses fixos" e indique o profissional e percentual . 

Ao calcularmos os repasses para este procedimento, o nome do profissional do repasse fixo será lançado automaticamente antes das funções configuradas no repasses por função. 

Repasses de materiais/medicamentos

Geralmente os repasses envolvem apenas os honorários médicos. Isto porque os valores de taxas e mat/med são considerados custos hospitalares e representam a receita do hospital/clínica.

Mas da mesma forma que algumas vezes o hospital pode receber um percentual sobre os honorários, existem também casos em que o médico irá receber um percentual ou a totalidade dos valores de mat/med e taxas. 

Um exemplo típico deste caso é quando o médico indica o uso de algum medicamento especial, e devido a isto, recebe um percentual sobre o mesmo. 

Outro exemplo é o caso de lentes de contato, onde o médico dividirá com o hospital o valor pago pelo paciente. 

O sistema permite a configuração para que o profissional recebe também um percentual sobre mat/med. Inclusive é possível configurar para que ele receba apenas sobre um determinado material/medicamento, e não sobre a totalidade do mat/med, como no caso do médico receber um percentual apenas sobre um determinado medicamento de uso especial. 

Para fazermos isto, o material/medicamento deve estar cadastro no módulo de estoque do sistema. Se não estiver, faça-o agora e configure corretamente os valores para cada tabela usada pelos convênios. 

Repassando todos os materiais/medicamentos usados pelo paciente

 Em alguns casos, o profissional que realizou o procedimento receberá a totalidade ou um percentual não apenas sobre os honorários, mas também sobre os materiais e medicamentos usados no procedimento. Isto ocorre, por exemplo, quando estes materiais/medicamentos usados são do próprio médico, o que ocorre com freqüência em exames ou atendimentos ambulatoriais feitos no próprio consultório do médico. 

Isto pode ocorrer também quando o médico é um dos sócios do hospital/clínica, e por isto recebe também diretamente um percentual sobre o mat/med usado. 

Para configurar os repasses para incluir materiais/medicamentos, abra o cadastro de procedimentos e encontre o procedimento que deseja configurar. Clique na guia "Repasses por função" e na função desejada (geralmente MÉDICO), coloque na coluna %Mat/Med o percentual desejado. Neste caso, todo o mat/med lançado para o paciente será repassado, no percentual indicado, para o profissional que desempenhou esta função. 

Repassando apenas alguns materiais/medicamentos específicos

Se for necessário apenas o repasse de alguns itens específicos e não de todos os materiais/medicamentos lançados na despesa do paciente, podemos indicar item a item como deve ser o repasse. 

Com o estoque aberto, e o material/medicamento desejado selecionado, clique no botão "Repasses" no canto superior direito da tela. Note que você tem a disposição diversas opções e campos para preenchimento.

Note também que por padrão, a opção marcada é "Não repassar", que indica que este item não será repassado. Troque a opção para indicar um percentual ou um valor fixo, dependendo da sua necessidade. 

Salve as modificações e feche o estoque. Abra agora o cadastro de procedimentos e encontre o procedimento que usa os materiais/medicamentos que você deseja incluir no repasse. Clique na guia "Repasses por função" e na coluna %Mat/Med, coloque o valor -1 (menos um). 

Isto indica ao sistema que ele somente deverá incluir os itens que foram individualmente configurados para serem incluídos no repasse. Se você colocar um valor diferente, todos os mat/med lançados para o paciente serão repassados para o profissional. O mesmo pode ser feito para taxas, caso seja necessário. 

Repasses diferentes dependendo do convênio

Algumas vezes podemos nos deparar com a necessidade de termos formas diferentes de repasses dependendo do convênio do paciente. 

Um exemplo é quando existe um convênio em que o recebimento é taxado adicionalmente de alguma forma, e por causa disto, o percentual do hospital deve ser maior, para cobrir estas taxas adicionais. Ou talvez para um determinado convênio, o médico não irá receber um percentual pelos materiais/medicamentos usados. 

Um outro exemplo, mais comum, é no caso de termos percentuais diferentes de repasse para pacientes particulares. 

Tudo isto é possível no sistema. Note que na guia "Repasses por função" existe a lista Categoria, que geralmente está selecionada na opção "<Geral>". É possível escolhermos uma categoria diferente e indicarmos formas de repasse totalmente diferentes, possibilitando flexibilidade total na forma como os repasses serão feitos. 

Apenas escolha o convênio desejado e configure como de costume os repasses. Caso você mude de idéia e queira que este convênio volte a obedecer as configurações gerais, clique no botão com desenho de uma lata de lixo ( ), no lado direito da lista de funções. 

Repasses de procedimentos cirúrgicos 

Até agora usamos apenas repasses de procedimentos ambulatoriais nos nossos exemplos. E no caso de procedimentos cirúrgicos, existe alguma diferença ? Na verdade sim, uma bem pequena. Isto porque até agora vimos somente casos em que o valor total dos honorários de um procedimento iria ser repartido entre diferentes profissionais. 

Mas o que geralmente ocorre em procedimentos cirúrgicos não é isto, pois o convênio paga separadamente cada um dos profissionais. O valor não é dividido entre eles. Isto significa que a soma dos percentuais neste caso é maior do que 100%. Veja o exemplo abaixo: 

CIRURGIÃO  = 100%

AUXILIAR 1  = 30%

AUXILIAR 2  = 20%

Se o valor do procedimento é, por exemplo, R$ 1.000,00, este valor não será divido entre os profissionais. Se simplesmente configuramos o sistema para repassar desta forma, o valor total será maior que 100% do valor do procedimento e a parte do hospital ficará negativa !!! 

Para indicarmos ao sistema que ele não deve retirar do valor total o percentual de cada função, basta desmarcarmos a opção "Dividir o valor entre os profissionais", que por padrão está marcada. Fazendo isto, o sistema calculará o repasse corretamente para os profissionais e também a parte do hospital. 

Descontos e acréscimos 

Em pacientes particulares, é comum que o médico dê algum desconto ou até mesmo cobre um preço com acréscimo, diferente dos valores normais pré-cadastrados no sistema. Neste caso, existe um problema. Quem arcará com o desconto ou com quem ficará o valor acrescido ? 

No Doctor's Office é possível resolvermos este problema e até mesmo controlarmos a opção de escolha para esta questão. É possível repassar o valor do desconto/acréscimo integralmente para o médico, para o hospital ou dividir o valor entre ambas as partes. 

Para que isto seja possível, devemos ter uma forma de indicar ao sistema que o valor cobrado foi alterado devido a um desconto ou acréscimo. Isto é feito de forma simples,  bastando, após lançar o procedimento na janela de despesas, trocar o valor do procedimento calculado pelo sistema pelo novo valor, acrescido ou descontado apropriadamente. Após isto, clique no botão com reticências (...) ao lado do campo "Desconto", logo abaixo dos procedimentos. 

Note que ao pressionar o botão, o campo será preenchido com o valor do desconto ou acréscimo. Após isto, ao clicar no botão Calcular despesas, o valor deste campo será levado em consideração para o cálculo dos repasses. Note que logo abaixo dos repasses existe uma opção que lhe permite escolher a forma como este valor será usado no cálculo dos repasses.
 

 Você deve escolher esta opção ANTES de clicar no botão Calcular repasses. Se não tiver feito isto, apenas escolha a opção correta e clique novamente me "Calcular repasses".

Emitindo relatórios 

Existem diversos relatórios de repasses, todos no módulo de emissão de relatórios, na guia "Adicionais". Procure no grupo "Repasses". Em geral, a diferença entre os relatórios é o nível de detalhamento desejado. 

O relatório de repasses mostra somente o paciente, a função desempenhada pelo médico e os valores (do hospital e do profissional). O relatório analítico mostra também os procedimentos para cada paciente e os valores individuais repassados. O relatório sintético já tem um formato diferente. Ele totalizará todos os procedimentos, mostrando quantos de cada um foram realizados, e o total por procedimento e por tipo de procedimento. É um ótimo relatório para visualizarmos em linhas gerais com o que cada médico está recebendo mais receita.