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Docsync
- Sincronizando dados
O Doctor´s Office possui uma ferramenta
de sincronização de informações de pacientes chamada DocSync.
Com ele é possível mantermos sincronizados dados de dois ou mais
Doctor's Office situados em locais diferentes. O sincronismo pode
ser feito através de uma ligação de rede, ou através de um meio
intermediário de armazenamento, que conterá as mudanças entre os
dados sincronizados. Este sincronismo permite que somente as
informações alteradas e que não estejam no outro sistema sejam
copiadas. Nenhum dado é perdido, e os dois sistemas ficam idênticos
com relação a informações de pacientes. Isto permite que médicos que
atendem em mais de um local usando um Notebook possam manter os
dados sempre atualizados em todos os locais
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Como o Docsync pode ser usado
Um grande problema enfrentado pelos médicos ocorre quando estes estão em
suas residências e os pacientes ligam com alguma queixa. Com o Doctor´s
Office, caso o médico tenha outro Kit Principal, é possível a visualização
da ficha clínica destes pacientes em casa e os dados do atendimento serem
acrescentados normalmente. Depois, basta que estes dados sejam sincronizados
com a clínica usando o DocSync. Na clínica, após os atendimentos
terem sido feitos, os dados alterados podem ser levados para casa e
novamente sincronizados, permitindo que nos dois locais os dados sejam
idênticos. Outro problema freqüente surge quando o médico atende em mais de
uma clínica ou cidade. Nestes casos, também será possível usar o DocSync
para sincronizar os dados das clinicas. Podemos usar um notebook, um Zip
Drive ou um chaveiro de memória flash para permitir o sincronismo. Com o
DocSync, o médico sempre estará com seus dados atualizados.
Sincronismo automático
Outra vantagem do Docsync é o sincronismo automático. Com este recurso o
usuário poderá programar o intervalo de tempo que será feito o sincronismo,
permitindo até mesmo sincronismo automático a cada minuto.
O usuário poderá também fazer sincronismo via internet. Este sincronismo
é feito através de redes privadas virtuais (VPN), de forma totalmente
segura. Com esta ferramenta o médico poderá sincronizar uma clínica matriz e
filiais, de forma automática e transparente.
Observações importantes sobre o DocSync – Sincronizador de Dados
Para iniciar o sincronismo de dados usando o DocSync, deve-se planejar os
seguintes fatores:
Backup das duas bases de dados:
Faça um backup das duas pastas DOCTORS
antes de iniciar o sincronismo. O sincronismo, se configurado
incorretamente, ou feito de uma forma incorreta, pode copiar dados
indesejados.
Pausa na utilização do Doctor’s Office:
Como o processo de sincronismo
consiste na atualização dos dados, o sistema não poderá ser utilizado. Caso
contrário, o sincronismo não será válido, pois já existirá uma pasta DOCTORS
(a pasta que está sendo usada) mais atual. Planeje um dia em que seu
ambiente de trabalho esteja disponível para este intervalo.
Um sincronismo de um banco de dados pequeno, como um Doctor’s Office
utilizado apenas por um médico, será feito rapidamente. Porém, um
sincronismo envolvendo um banco de dados de uma clínica grande, com vários
médicos usuários do sistema, terá um tempo de processamento maior, não sendo
talvez viável um sincronismo de dados diário, pelo tempo em que o seu
Doctor’s Office não poderá ser utilizado.
Utilizando o DocSync
Para fazer o sincronismo de dados através do utilitário DocSync, siga as
orientações abaixo:
1. Vá até o servidor de seu
Doctor’s Office. O seu
servidor é o computador no qual foi instalado seu Kit Principal do
sistema.
2. Faça uma cópia da pasta
DOCTORS que é utilizada.
Como podem existir várias cópias da pasta em seu computador, por backups
anteriormente feitos, para identificar qual é a pasta correta,
verifique a data de modificação dos arquivos de dados
– arquivos de extensão
DAT, encontrados na pasta \DOCTORS\DADOS – e o local que o atalho de seu
Doctor’s Office, encontrado na área de trabalho, está apontando (o
atalho poderá apontar para um diretório diferente, por isso, verifique a
primeiro momento a data de modificação dos arquivos, conforme
anteriormente orientado).
3. Faça uma cópia da pasta
DOCTORS remota, no
disco do computador, em dois locais: Uma cópia para backup, e uma para o
sincronismo de dados.
4. Abra o Doctor’s Office de
Módulo Consultório –
vide DOCTORS\DOCTORS.EXE. Entre com seu usuário
médico, ou com um usuário SUPER. No menu superior, selecione
Utilitários | Outros | DOCSYNC – Sincronizar informações entre sistemas
Doctor’s Office. Será aberta a janela do utilitário
conforme imagem abaixo:
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5. Clique em
Próximo >>.. A janela abaixo será
apresentada:
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6. A opção
Sincronizando poderá ser alterada caso
você esteja logado no sistema como SUPER. Caso contrário, o
utilitário irá trazer somente a opção de sincronizar os dados do
médico logado no sistema. Você pode sincronizar os dados de um
médico específico, ou de todos os médicos. Selecione a opção
desejada.
7. Conforme foi feito no passo 2, iremos marcar a
opção Sincronizar
com outro Doctor’s Office em rede ou em outra pasta,
e indicaremos o caminho da pasta DOCTORS remota no campo
Caminho.
8. Por fim, indique se todos os pacientes
cadastrados em seu Doctor’s Office serão sincronizados, ou apenas
determinados pacientes. Clique em
Próximo >>.
A janela abaixo será apresentada:
9. No campo de médicos, você informará ao
utilitário se algum usuário médico possui código diferente nos dois
bancos de dados. O código pode ser diferente pelo fato da ordem de
cadastro dos usuários médicos: Caso o Dr. João for o primeiro médico
a ser cadastrado no banco local, e o quarto a ser cadastrado no
banco remoto, eles terão códigos diferentes. Para verificar qual o
código do médico em seu Doctor’s Office, vá até o menu
Módulos | Configura Sistema
| Botão "Médico". Após indicar todos os
médicos necessários, clique em
Próximo >>.
10. A próxima janela apresentada solicitará um relacionamento
semelhante ao anterior, porém, relacionado às
categorias
cadastradas em seu Doctor’s Office. Clique em
Próximo >>
após configurá-los.
11. Selecione agora os dados a serem sincronizados.
A quantidade de dados
sincronizados afeta diretamente o tempo de processamento do DocSync.
Clique em Próximo >>.
A janela seguinte será apresentada:
12. Você irá selecionar qual base de dados deverá
ser "acoplada" a outra. Preferencialmente, sincronize a menor base
de dados para a maior base de dados. Exemplo: A pasta local (C:\DOCTORS)
corresponde a uma clinica de vários médicos, e a pasta remota
corresponde a um Doctor’s Office utilizado em casa, para pequenas
alterações. Assim, marque apenas a opção
Sincronizar: ‘remoto --->
local’ e clique no botão
Sincronizar.
13. O processo de sincronização será iniciado.
Aguarde o término, e consulte seu Doctor’s Office.
Dicas:
Para conferir se seus pacientes foram corretamente sincronizados ,
utilize os relatórios do sistema, para contagem de fichas, nas duas
bases de dados, comparando o antes e depois do processo de sincronismo.
Para evitar que alguém abra o sistema durante o processo de
sincronismo nas estações , você poderá utilizar
o Servidor do Doctor’s Office, encontrado ao lado do relógio da barra de
ferramentas do Windows, marcando a opção "não permitir logins".
Entre em contato com nosso Suporte Técnico, caso tenha mais dúvidas
sobre como utilizar o utilitário DocSync.
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